Organisasi

Organisasi : Kunci Sukses Implementasi Rencana Strategis

Orang mengatakan bahwa membuat perencanaan jauh lebih mudah dari pada mengimplementasikannya. Anggapan ini sangat beralasan karena proses formulasi strategi hanya melibatkan sedikit orang yang terdiri dari manajemen tingkat atas, sedangkan implementasi renca...na strategis selalu melibatkan banyak orang dengan berbagai level dan fungsi yang beragam.

Menurut Mc Kinsey, perubahan rencana strategis perusahaan seharusnya mempunyai implikasi terhadap perubahan organisasi. Agar strategi perusahaan bisa diimplementasikan dengan baik, maka perubahan strategi secara serempak harus diikuti pula dengan penyesuaian organisasi agar sesuai dengan tuntutan strategi yang akan dijalankan.  

Organisasi dalam artian luas tidak hanya berarti struktur saja, tetapi juga mencakup sistem, kompetensi (staff & skill), serta kultur (shared value, style). Faktor faktor dalam organisasi yang berpengaruh terhadap keberhasilan implementasi perusahaan ini selanjutnya disebut sebagai 7's Mc Kinsey:  

1. Strategy :

Cara suatu perusahaan/organisasi dalam mencapai sasaran dan meningkatkan posisi persaingan yang lebih baik  

2. Structure :

Upaya pembagian fungsi & tugas dalam perusahaan agar segala sesuatunya dapat berjalan secara tepat.  

3. System :

Mekanisme/prosedur yang membuat struktur organisasi dapat berjalan: sistem perencanaan, pengendalian, budgeting, reward & punishment, dsb  

4. Skill :

Kemampuan SDM yang diperlukan untuk menjalankan strategi.  

5. Staffing :

Alokasi dan penempatan SDM sesuai dengan kebutuhan skill, knowledge, attitudelmentality.  

6. Style :

Gaya manajemen yang diaplikasikan untuk menggerakkan organisasi.  

7. Shared Value :

Nilai nilai yang ditumbuhkembangkan untuk mengikat seluruh elemen organisasi.  

Secara umum pendapat Mc Kinsey ini didukung oleh Igor Anshoff. Jika Mc Kinsey menyatakan bahwa perubahan organisasi merupakan konsekwensi dari perubahan strategi, maka Igor Anshoff mengatakan bahwa implementasi strategi seringkali mengalami kegagalan yang disebabkan oleh karena organisasi yang ada tidak mempunyai kapabilitas dan mentalitas pimpinan yang tidak mendukung, atau tidak adanya sistem motivasi untuk berfikir dan berbuat secara strategis.  

Selanjutnya Patrick E. Connor & Linda K. Lake mempunyai pandangan bahwa tuntutan perubahan organisasi dapat juga berasal dari adanya perubahan internal dan perubahan lingkungan bisnis yang berpengaruh. Sebagaimana lingkungan bisnis, organisasi seharusnya juga bersifat dinamis dan secara fleksibel mudah menyesuaikan diri dengan setiap perubahan. Kemampuan untuk menyesuaikan diri dengan perubahan akan menentukan kelangsungan hidup organisasi. Karena itu mengelola organisasi berarti mengelola perubahan.  

Karakteristik Proyek Strategis  

Setiap perusahaan yang berorientasi bisnis selalu menginginkan adanya pertumbuhan yang berkesinambungan (sustainable growth). Oleh karena itu ciri ciri dari perusahaan yang going concern adalah adanya program investasi (capital expenditure program). Namun demikian tidak semua proyek investasi bersifat strategis. Sebagai contoh, investasi untuk pemeliharaan rutin yang ditujukan untuk mempertahankan performance pabrik bukanlah proyek strategis karena investasi tersebut merupakan bagian dari operasional perusahaan.  

Karakteristik dari Proyek Strategis adalah:  

• Menyerap dan mengikat dana dalam jumlah relatif besar dalam jangka waktu lama. Sebagai konsekwensinya, fika terjadi kesalahan dalam perencanaan dan evaluasi kelayakan investasi, dampak negatif yang diderita perusahaan akan berlangsung dalam jangka panjang.

• Manfaat yang akan diperoleh perusahaan (misalnya keuntungan) baru akan dinikmati beberapa waktu kemudian (bulan atau tahun) setelah investasi dilakukan.

• Tingkat resiko yang ditanggung perusahaan lebih tinggi dibandingkan dengan investasi lain yang dilakukan dalam jangka pendek (misalnya penambahan jumlah persediaan, piutang dagang, dlsb.)

• Keputusan investasi proyek yang keliru tidak dapat direvisi begitu saja tanpa menderita kerugian yang besar (barrier to exit besar)  

Pengorganisasian Proyek  

Salah satu karakteristik proyek strategis adalah selalu menyerap biaya investasi yang relatif besar. Dalam skala pengelolaan proyek yang konvensional, pinjaman selalu disertai dengan adanya jaminan collateral yang belum tentu dapat dipenuhi oleh per Usahaan. Oleh karena untuk mendorong investasi timbul skema investasi yang disebut dengan project financing. Dalam skema ini sebagai pengganti collateral pada proyek konvensional, maka risiko investasi didistribusikan kepada para pihak yang terkait. Sebagai konsekwensinya kompleksitas pengelolaan proyek menjadi semakin bertambah, karena pengelolaan proyek juga harus dikaitkan dengan upaya untuk memperoleh sumber sumber pendanaan. Komponen penting dalam pengorganisasian proyek dapat diuraikan sebagai berikut,  

(1) Struktur

Struktur organisasi disusun untuk pembagian fungsi & tugas agar segala sesuatunya dapat berjalan secara tepat. Dalam organisasi proyek strategis, struktur seharusnya dibuat untuk mengakomodasi kompleksitas proyek yang ditangani. Sebagai gambaran, sebuah proyek yang dirancang dengan project financing seharusnya berbeda struktur organisasinya dibandingkan dengan proyek lain yang didanai dengan commercial loan, karena kompleksitas pennasalahan yang dihadapi jelas berbeda. Oleh karena itu pendefinisian activity breakdown sangat diperlukan sebelum merancang struktur organisasi.  

Pembagian fungsi & tugas pada hakekatnya adalah pendistribusian otoritas dan kewenangan. Ketepatan dalam pendistribusian otoritas dan kewenangan akan menentukan efisiensi struktur organisasi. Ketegasan mengenai otoritas dan kewenangan akan mendukung keberanian membuat keputusan yang didalam proyek biasanya diperlukan segera.  

(2) Sistem

Sistem merupakan mekanisme/prosedur yang disusun agar struktur organisasi dapat mencapai standar tolok ukur yang ditargetkan: sistem dan prosedur pengadaan, pengendalian dan pelaporan, budgeting, dsb. Sistem yang baik membuat orang biasa akan bekeria secara luar biasa, sebaliknya sistem yang kurang baik akan membuat orang yang luar biasa bekeria secara biasa biasa saja.

Salah satu sistem yang harus dikembangkan adalah sistem untuk memotivasi karyawan.  

Hal ini sangat penting karena setiap karyawan yang mendapatkan penugasan di proyek akan berhadapan dengan ketidakpastian mengenai keberlangsungan proyek. Sebagaimana diketahui, siklus proyek terdiri dari tahapan conception, proposal & bidding, project execution, dan commissioning. Potensi pembatalan proyek masih terjadi pada tahap conception dan tahapan bidding.  

Proyek baru dipastikan akan berjalan (point of no return) pada saat EPC contract signing dan financial closing. Selama kedua event tersebut belum terjadi, risiko pembatalan proyek masih akan selalu membayangi. Mengadopsi pemikiran Maslow tentang kebutuhan manusia, besaran pendapatan bukanlah satu satunya sumber motivasi karyawan. Setidaknya terdapat 4 sumber motivasi karyawan, yaitu : remunerasi, keamanan (security benefits), pengembangan diri, dan situasi lingkungan kerja yang kondusif  

(3) Competency (Skill & Staff)

Setelah struktur dirancang dan sistem didudukkan, maka langkah berikutnya adalah penempatan karyawan. Mengacu pada pepatah "the right man in the right place", pada dasarnya setiap orang akan bekerja optimal pada bidang yang sesual dengan kompetensinya. Oleh karena itu rancangan organisasi harus dilengkapi juga dengan postur kebutuhan karyawan sesuai dengan strategi implementasi rencana strategis yang akan dijalankan.  

Yang dimaksudkan dengan postur kebutuhan karyawan bukan hanya menyangkut jenis technical skilll keahlian yang dibutuhkan, tetapi juga karakteristik mentalitas dan perilaku yang sesual. Dalam konteks proyek, variasi pekerjaan dan lingkungan pekerjaan yang bersifat discontinuous menuntut adanya pimpinan dengan karakteristik market driven. Ciri ciri dari seseorang dengan karakteristik market driven antara lain adalah: menerima perubahan strategis sebagai sebuah dinamika bisnis, extrovert/membuka diri, serta berorientasi pada masa depan.  

(4) Culture (Shared value & Style)

Shared value merupakan nilai nilai yang ditumbuh kembangkan untuk mengikat seluruh elemen organisasi. Sedangkan style adalah gaya manaJemen yang diaplikasikan untuk menggerakkan organisasi.  

Dalam konteks proyek, penciptaan suasana kerja yang egaliter dan result oriented diperlukan untuk membangkitkan gairah dan motivasi bekerja. Oleh karena itu iklim merasa ikut memiliki dan ikut bertanggungjawab terhadap keberhasilan proyek perlu diciptakan. Sistem yang egaliter diterapkan dalam tatacara pergaulan dan komunikasi untuk pemecahan masalah. Meskipun demikian proses pengambilan keputusan dan komunikasi formal tetap mengikuti hierarki kewenangan dan tanggung jawab.  

Selain tugas tugas formal, penciptaan situasi kebersamaan melalui wahana team building sangat disarankan untuk organisasi proyek yang jenis dan lingkup pekerjaannya sangat bervariasi dengan batasan waktu yang ketat. Lingkungan kerja yang egaliter diperlukan untuk menghilangkan batas batas wilayah job desk tim ("borderless') sehingga cukup tersedia ruang fleksibilitas untuk mengalokasikan personil pada tugas tugas khusus yang penyelesaiannya membutuhkan personil dengan multi competencies.  

Penutup  

Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa organisasi (dalam artian luas mencakup struktur, sistem, kompetensi, shared value, style) merupakan kunci sukses dalam implementasi rencana strategis perusahaan. Strategi perusahaan seringkali mengalami kegagalan karena organisasi yang ada tidak mempunyai struktur yang efisien, mentalitas pimpinan yang tidak mendukung, atau tidak adanya sistem motivasi untuk berfikir dan berbuat secara strategis.  

Pada dasarnya organisasi bersifat dinamis. Struktur yang sekarang belum ada, bisa dibuat struktur baru. Sebaliknya struktur yang ada bisa dihilangkan kalau memang sudah tidak sesuai dengan kebutuhan strategi perusahaan.  

Dalam menjalankan proyek strategis, struktur organisasi dirancang sesuai dengan kompleksitas proyek, bukan untuk mengakomodasi kepentingan perorangan. Oleh karena itu, didalam benak setiap karyawan harus mulai ditanamkan bahwa perubahan organisasi untuk menyesuaikan dengan strategi perusahaan adalah sesuatu yang wajar, Dengan demikian setiap karyawan juga slap menerima perubahan organisasi dengan segala konsekwensinya.